הכלים שיסייעו לעסק שלך ברישום ההכנסות
מטרתם של עסקים מכל הסוגים היא ייצור רווחיות, תוך גלגול כספים בעבודה השוטפת. הצורך בתמונת מצב שקופה ואמיתית בכל עת, לצד דייקנות ומידע מתועד להפקת דו"חות ומידע לרשויות המס על פי חוק, מביא לשימוש במוצרים המנצלים את הטכנולוגיה המתקדמת ומאפשרים לעסקים וארגונים מעקב וניהול דו"חות על פי צורך, ובהתאם למכשיר והתוכנה הנרכשים.
בין המוצרים המוכרים והמובילים כיום בתחום:
- קופה רושמת – קופה רושמת היא הקופה הפשוטה ביותר שנציע השוק, אשר בה מחזיקים עסקים קטנים המגלגלים כספי מזומנים לאורכו של יום העסקים. הקופה רושמת כל פעולה ואף מסייעת בחישוב העודף לזבן או לזבנית, ובסופו של יום מאפשרת הוצאה של סיכום יומי להכנסות אותו יום. סיכום זה ניתן ליישום גם במהלך יום העבודה, בעת חילופי המשמרת ולמורך קבלת תמונת מצב בזמן אמת. קופה רושמת היא קופה בסיסית, פשוטה לתפעול, אמינה ומדויקת.
- קופה ממוחשבת – הקופה הממוחשבת היא הגרסה המתקדמת של הקופה הרושמת, כאשר זו מופעלת באמצעות מחשב המחובר אליה, ומאפשרת ניהול מלאי ותזרים מזומנים בו זמנית. הקופה הממוחשבת קוראת ברקודים או מסתמכת על הקלדת קוד מוצר, מזהה את המוצר הנמכר, מחירו ומבצעים והנחות הקיימים לגביו, ומאפשרת מלבד מעקב אחר ההכנסות ברמה היומית, החודשית והשנתית, גם ניהול מלאים, קבלת מידע אודות מוצרים נמכרים יותר או פחות, ומידע נוסף המסייע בניהול העסק וקבלת ההחלטות. עסקים העובדים אל מול רואה חשבון או מנהלים ספרי חשבונות באופן עצמאי נעזרים בקופות אלו כבסיס למידע.
- מכשיר סליקה – מכשירי סליקה מיועדים לסלוק תשלומים המתקבלים בכרטיס אשראי, שיטת תשלום נפוצה אשר מבלי לתת לה מקום עשוי כל עסק להפסיד עשרות אחוזים מהכנסותיו. מכשירי הסליקה מופעלים על ידי חברות שונות, הגוזרות עמלה מן ההכנסות וכדאי לעשות השוואה בין החברות, הן לגבי גובה העמלה, הן לגבי היקף הפעילות וההסכמים עם כל חברות האשראי והן לגבי שירותי התמיכה שהן מספקות.
ברכישה של כל מוצר לרישום וניהול הכנסות חשוב לוודא מה קורה בעת תקלה, מה הם שעות הפעילות של החברה ומה הם גבולות האחריות שלה. עסק הנותן שירותי מסחר בשבת למשל, חייב לרכוש מוצרים אשר נתמכים גם בשבת וזאת על מנת להבטיח שלא יוותר ללא יכולת גביה בשעות הפעילות החמות בשבוע.
דבר נוסף שיש לתת עליו את הדעת הוא היכולת להפיק מן הקופה או התוכנה מסמכים לצורך ביצוע ביקורת דוחות כספיים לעסק כמו גם את אמינותם. החובה על מסירת המידע המלא והמדויק בדו"חות המס חלה על בעל העסק, לא על רואה החשבון, מנהל החשבונות או החברה המספקת לו את הקופה הרושמת. חובת המעקב והצלבת המידע מוטל על כתפי בעל העסק ועל כן חשוב לעשות שימוש בכלים המקצועיים והאמינים ביותר.