ניהול עסק בכלל ומכירות של העסק בפרט, הם מלאכה מורכבת ביותר. כיאה לחשיבות הכלכלית של ניהול נכון, ולהשפעה הדרסטית שלו על ניהול העסק, ברור מדוע אין כאן מקום לפשרות. חייבים להתבסס אך ורק על אמצעי הניהול הנוחים והיעילים ביותר שיש, כאשר העדיפות צריכה להיות לכלים שיכולים לקחת על עצמם כמה שיותר תפקידים. קופות רושמות נכנסות לתמונה בנקודה הזו בדיוק ונחשבות לאמצעי המוביל כיום לניהול העסקים כמכלול.

כל הסיבות להצטייד בקופה רושמת מובילה

התחום של קופות רושמות הוא עולם ומלואו. עברו השנים בהן הקופות שימשו אך ורק לביצוע רכישות במזומן. כיום, מעבר לאפיקי התשלום המגוונים שניתן לשלם באמצעותם, הן לוקחות על עצמן תפקידים חשובים בתחום של ניהול העסק, הנהלת חשבונות, ניהול מלאי, ניהול ובקרה על עובדים, ניהול מועדוני לקוחות – והרשימה עוד ארוכה.

קופות רושמות הפועלות על פי מערכת All in One מקבלות עדיפות בקרב מספר הולך וגובר של בעלי עסקים כיום. הן מנהלות מספר מודולים: מבחינת התשלום, הן מאפשרות לקבל תשלום באשראי או אפילו כוללות אפליקציה לאישור שיקים. עובדה אשר מקלה על הלקוחות ומגדילה את הגמישות בתשלום עבורו. מבחינת ניהול העובדים, כוללת הקופה מערכת המאפשרת להגדיר את מאפייני העובדים, אפליקציה של שעון נוכחות עבורם ועוד. פיצ'ר מעניין נוסף שנמצא בחלק מהקופות הוא מדפסת מובנית, מה שכמובן מונע את הצורך לרכוש מדפסת נפרדת (וגם חוסך לא מעט מקום בבית העסק). הקופות הרושמות המתקדמות באמת מגיעות עם דפדפן המאפשר גלישה באינטרנט, שכמובן נדרשת לביצוע שלל פעולות עבור העסק, כאשר התמיכה היא במגוון סוגי תקשורת סלולרית: ADSL, GPRS של בזק ועוד.

גם מבחינה עיצובית, קופות רושמות כיום שונות פי כמה ביחס לעבר. הן קטנות וקומפקטיות, ולכן כמעט ולא תופסות מקום בבית העסק. התפעול נעשה לרוב באמצעות מסך מגע, כאשר הממשק מהיר, נוח ואינטואיטיבי. יש לציין לזכותן של הקופות שלמרות מגוון הפונקציות הרחב שלהן, התפעול שלהן דווקא נחשב לנוח בכל קנה מידה. זמן ההתאמה של הקופות בבית העסק קצר, כאשר תוך ימים בודדים יכולים אנשיו לשלוט בקופות באופן מלא. יתרון נוסף הוא שהקופות מציעות אפשרויות התאמה שונות של מאפייניהן לצרכים הספציפיים של העסק, ואנשיו יכולים לשלוט בלחיצת כפתור על הגדרות המבטאות את אופן פעילות הקופה.

ואיך אפשר בלי החשבוניות?

ניהול מכירות העסק לא יכול להוציא מהתמונה את הצורך בהפקת חשבוניות העסקה, ובהמשך לכך ניהול החשבוניות. באופן לא מפתיע, גם כאן הטכנולוגיה יכולה וצריכה לסייע. אפשר למצוא כיום מערכות ניהול ממוחשבות חכמות, שמרכזות בתוכן את כלל חשבוניות העסק או הארגון. המתקדמות מבין מערכות אלה אף מאפשרות ביצוע התהליך באופן מקוון על ידי הפקת חשבוניות אונליין. הפקת חשבוניות באמצעים ממוחשבים נחשבת לדרך מהירה ויעילה פי כמה לעשות זאת, כשהיא מקטינה למינימום האפשרי את המאמצים הנדרשים מאנשי העסק ואת הסבירות לטעויות אנוש במהלך הפקת החשבוניות. כמו כן כל המידע נמצא תמיד במרחק לחיצת עכבר מה שמקל מאוד על העבודה ומאפשר גיבוי אוטומטי ונח לכל ספרי העסק.